PDCA adalah singkatan dari Plan Do Check Act yang biasanya digunakan di dunia bisnis. Banyak pemilik bisnis yang menggunakan metode ini untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi di bisnisnya.
Seperti yang diketahui, mengelola sebuah bisnis pasti akan menghadapi masalah karena memang memiliki berbagai resiko. Berikut akan dibahas secara lengkap mengenai PDCA mulai dari pengertian, fase, kelebihan dan kekurangannya.
Pengertian PDCA Adalah
PDCA merupakan singkatan dari Plan Do Check Act. PDCA merupakan sebuah model manajemen yang dikemukakan pertama kali oleh Walter Shewhart. Ia merupakan seorang fisikawan dari Amerika dan PDCA dikemukakan pada tahun 1920.
Kemudian, pada tahun 1950-an model manajemen ini dikembangkan oleh W. Edwards Deming sehingga saat ini PDCA juga dikenal dengan siklus kendali, siklus Shewhart, siklus Deming.
Metode manajemen ini sangat populer dan saat ini banyak digunakan oleh berbagai jenis perusahaan terutama perusahaan manufaktur.
Tujuan utama penggunaan metode manajemen ini adalah agar perusahaan tersebut dapat melewati fase stagnasi dan membangun sebuah sistem yang semakin baik serta untuk menjaga kualitas barang atau jasa yang diproduksi.
Fase dalam PDCA
Metode manajemen PDCA memiliki sebuah fase atau siklus. Siklus PDCA adalah proses yang perlu dilakukan secara bertahap agar dapat mengaplikasikan PDCA dengan baik dan benar sehingga permasalahan dalam bisnis dapat teratasi. Berikut ini pembahasan mengenai siklus atau fase PDCA:
1. Tahap Perencanaan atau Plan
Tahapan pertama yang perlu dilakukan adalah perencanaan atau plan. Tahap perencanaan merupakan tahapan dimana pemilik bisnis melakukan identifikasi masalah serta merancang berbagai langkah-langkah yang dianggap tepat untuk diambil.
Proses ini dilakukan dalam rangka untuk mencari solusi yang tepat dari sebuah masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
Sebaiknya, dalam tahapan ini pemilik bisnis atau tim yang bersangkutan akan membuat beberapa perencanaan karena jika rencana utama tidak berjalan lancar maka masih ada beberapa rencana lain yang bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah.
Dalam menentukan perencanaan, beberapa indikator di bawah ini bisa dijadikan patokan agar rencana yang dibuat baik dan bisa untuk menyelesaikan masalah diantaranya adalah:
- Inti atau garis besar dari masalah yang dihadapi perusahaan harus diselesaikan.
- Melakukan pengecekan terkait sumber daya yang dimiliki perusahaan atau pemilik bisnis dan dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah.
- Menentukan indikator keberhasilan dari perencanaan tersebut.
- Menentukan tujuan dari perencanaan yang dibuat, dan
- Menentukan solusi terbaik yang dapat dilakukan berdasarkan ketersediaan sumber daya perusahaan atau pemilik bisnis.
2. Tahap Melakukan atau Do
Tahapan kedua yang perlu dilakukan adalah melakukan atau do. Tahap do ini merupakan tahapan proses uji coba dari perencanaan yang sudah disusun.
Tahapan ini dilakukan untuk mengecek apakah rencana yang sudah dibuat bisa menjadi solusi dari permasalahan perusahaan yang sedang dihadapi.
Pada tahap do ini juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi karena jika terjadi kegagalan dalam perencanaan, dapat diketahui dari proses ini. Sehingga terdapat bahan evaluasi yang nantinya bisa digunakan untuk melakukan pencarian solusi lain jika masalah belum dapat diselesaikan.
3. Tahap Mengecek atau Check
Tahap ketiga yang harus dilakukan adalah tahapan mengecek atau check. Tahapan mengecek adalah tahapan pemeriksaan dimana tahapan ini memiliki peran yang sangat krusial dan harus lebih diperhatikan dengan teliti untuk menghindari melakukan kesalahan yang sama di masa depan.
Tahapan ini bertujuan untuk melakukan proses audit terhadap pelaksanaan atau eksekusi rencana yang sudah disusun untuk menyelesaikan permasalahan. Hasil evaluasi eksekusi rencana yang dihasilkan dari tahapan do akan didiskusikan lebih mendalam di tahapan ini.
Tahapan ini akan lebih baik dilakukan dengan berulang kali sehingga dapat menghasilkan hasil pemeriksaan atau checking yang valid sehingga bisa mengeliminasi perencanaan yang tidak dapat menghasilkan output yang baik.
4. Tahap Tindakan atau Act
Tahapan terakhir dari fase PDCA adalah tahap tindakan atau act. Tahapan ini merupakan tahap terakhir dari fase PDCA dimana pada tahapan ini semua aspek yang telah direncanakan dan disusun pada tiga tahap sebelumnya sudah diperbaiki dan disusun secara matang.
Setelah tahapan tindakan atau act dirasa berhasil dalam menyelesaikan masalah di perusahaan atau bisnis, maka model manajemen yang sudah dirancang selama fase PDCA bisa dijadikan standar yang baru bagi perusahaan atau bisnis tersebut.
Namun, proses atau fase PDCA harus dilakukan secara terus menerus karena setiap perusahaan atau bisnis akan menghadapi permasalahan yang berbeda-beda tidak selalu sama sehingga solusi yang diperlukan juga harus dapat menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.
Kapan Harus Menggunakan PDCA?
Meskipun PDCA bisa dilakukan secara terus menerus, namun karena prosesnya yang panjang dan menguras energi, maka ada baiknya menggunakan PDCA di waktu yang tepat. Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan PDCA? Berikut contoh waktu yang tepat untuk menggunakan PDCA adalah:
- Saat sedang melakukan verifikasi sebuah masalah dengan mengumpulkan data yang ada selama perusahaan atau bisnis dibangun,
- Ketika perusahaan atau bisnis sedang mengalami masalah darurat, dan
- Ketika akan meluncurkan atau mengembakan produk atau desain baru dari bisnis yang sedang dikelola.
Kelebihan PDCA
Karena model manajemen ini banyak digunakan oleh pemilik perusahaan atau bisnis, karena model manajemen ini memiliki kelebihan diantaranya adalah:
1. Dapat Mendeteksi Potensi Masalah Sejak Dini
Kelebihan yang pertama adalah dengan proses perencanaan yang terstruktur dan direncanakan dengan baik, perusahaan atau bisnis akan lebih mudah mendeteksi semua potensi masalah sejak dini di masa depan.
Dengan demikian, PDCA juga memiliki fungsi untuk mengendalikan dampak buruk, resiko, sampau berbagai hambatan yang akan dihadapi oleh perusahaan.
2. Flow Bisnis Mudah Dipahami
Kelebihan yang kedua adalah flow bisnis atau perusahaan mudah dipahami sehingga rencana yang disusun dari tahapan PDCA mudah disampaikan dan diimplementasikan oleh tim operasional bisnis atau perusahaan.
Terkadang, jika menggunakan model manajemen lain yang jauh lebih rumit akan menyebabkan kesalahan implementasi atau pemahaman ketika rencana yang sudah matang dilempar ke tim operasional untuk diimplementasikan.
3. Prosesnya Berkesinambungan
Kelebihan yang terakhir adalah karena proses PDCA dilakukan secara berkesinambungan maka peluang untuk melakukan kontrol dan analisa secara baik akan semakin tinggi.
Hal ini akan memudahkan perusahaan atau bisnis untuk memantau perkembangan manajemen yang sedang dilaksanakan.
Kelemahan PDCA
Meskipun memiliki kelebihan, PDCA juga memiliki kelemahan di antaranya adalah:
- Proses yang dilakukan pada model manajemen PDCA bersifat statis sehingga apabila ada perubahan dalam salah satu tahapan, maka harus kembali memulai dari awal.
- Model manajemen PDCA harus dilakukan sesuai dengan alur atau fasenya, tidak bisa melompat-lompat.
- Implementasi dari hasil yang disusun selama proses PDCA terkadang tidak sesuai.
Memahami mengenai PDCA adalah salah atau hal penting jika Anda merupakan pemilik perusahaan atau bisnis. Pasalnya, sepanjang perjalanan mengembangkan bisnis akan ada permasalahan yang beragam sehingga harus ditemukan solusi dari setiap permasalahan agar bisnis berjalan lancar.