Ernest Dale adalah seorang profesor Amerika Serikat yang terkenal sebagai pencetus teori organisasi yang dikeluarkannya pada tahun 1960an. Salah satu teori manajemen yang terkenal adalah Fungsi Manajemen di sebuah Organisasi secara umum. Dan di artikel ini akan coba dijelaskan secara lengkap apa saja fungsi manajemen menurut Ernest Dale.
Selain itu, akan ada juga dibahas pengertian dan contoh dari fungsi-fungsi manajemen, yang mungkin bisa menambah cakrawala berfikir kita semua. Dan dibawah ini adalah fungsi manajemen menurut Ernest Dale beserta contohnya, berikut penjelasan.
1. Fungsi Planning
Perencanaan adalah proses paling mendasar dari manajemen untuk menentukan arah, tujuan dan juga apa yang akan dilakukan dalam suatu waktu untuk mencapai tujuan tertentu. Planning sendiri adalah awal kegiatan sebelum beranjak ke bagian berikutnya.
Proses perencaaannya
Setidaknya ada 5 proses penting dari perencanaan, antara lain:
- Menentukan tujuan
- Menetapkan tindakan
- Memprediksi kondisi yang mungkin terjadi
- Mengenali cara untuk menggapai hasil
- Mengeksekusi rencana tindakan dan memeriksa hasil akhirnya
Dasar perencaaan
Hal ini mencakup dua poin yakni tujuan dan rencana. Tujuan adalah sesuatu yang hendak digapai oleh perorangan, grup/divisi, atau bahkan seluruh organisasi. Tujuan dan target ini bisa membantu manajemen membuat keputusan lainnya dan membuat toloukur untuk menghitung pencapaian tersebut. Sedangkan rencana adalah segala sumber daya untuk mencapai goals atau tujuan.
Unsur Perencanaan
Ada lima unsur dari sebuah perencanaan yang baik, yaitu:
- Apa yang mesti dilakukan.
- Penyebab dari tindakan tersebut.
- Memutuskan dimana tindakan tersebut akan dieksekusi.
- Memutuskan waktu pelaksanaannya.
- Menentukan personil dan juga tim yang akan melakukan itu semua
Jenis Perencanaan
Jenis planning bisa dibagi menjadi empat, yaitu:
- Short Term Planning
- Long Term Planning
- Fixed and Repetitive Planning
- Special Planning
Tujuan Perencanaan
Tiga tujuan yang hendak dari sebuah perencanaan adalah:
- Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial;
- Lebih memberikan kepastian karena segala sesuatu telah dihitung terlebih dulu
- Memastikan anggaran yang akan dipakai
- Bisa memberikan arahan kepada personil yang terlibat.
Sifat Perencanaan
- Sebuah rencara yang baik memiliki setidaknya tiga sifat, antara lain:
- Tidak kaku dan bisa beradaptasi dengan situasi yang berkembang
- Mudah untuk dipahami oleh setiap personil
- Lengkap, detail dan menyeluruh
2. Fungsi Organizing
Berikut penjabaran mengenai fungsi organizing dalam manajement:
Pengertian Organizing
Pengorganisasian bisa diartikan sebagai sebuah kegiatan pengaturan personil, dan sumber daya terkait lainnya untuk menjalankan rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya, sehingga tanggung jawab dan kewenangan yang diberikan bisa menghasilkan pencapaian yang diharapkan.
Ciri Organizing
- Punya goals dan target
- Punya perangkat aturan yang jelas dan mengikat
- Setiap personilnya memiliki keterikatan dengan personil lainnya
- Memiliki hierarki organisasi yang jelas
Manfaat Organizing
- Memperjelas hak dan tanggung jawab setiap personil
- Menegaskan tingkatan jabatan dan alur pertanggungjawaban
- Bisa menjadi pedoman apabila terjadi perubahan mendadak atau sementara
- Memudahkan para pihak didalam organisasi untuk mencapai tujuan personal dan juga tujuan organisasinya.
3. Fungsi Staffing
Staffing ialah fungsi manajemen menurut Ernest Dale yang menekankan pentingnya pengaturan personil di dalam organisasi untuk mencapai tujuan dari oraganisasi tersebut. Manajemen staffing ini mencakup mulai dari rekrutmen, pelatihan sampai pada penempatannya di bidang yang dianggap paling tepat untuk personil tersebut, dengan maksud untuk mencapai efektivitas sumber daya manusia.
4. Fungsi Directing
Directing dalam bahasa Indonesia bisa diartikan sebagai memberi perintah atau bahasa halusnya adalah pengarahan. Di fungsi pengarahan manajemen yang baik akan memberikan perintah (order) secara garis besar agar personil yang bertugas bisa menjalankan pekerjaan dengan baik dan sejalan dengan tujuan yang sudah ditetapkan dalam tahap perencanaan.
Pengarahan juga dimaksudkan agar setiap penjelasan, perintah juga pertimbangan-pertimbangan kepada para personil yang ditunjuk bisa lancar menyelesaikan tugasnya secara tepat waktu. Disamping itu, dengan pengarahan pengarahan yang baik pula, para pekerja yang sudah diberikan tugas dibidangnya masing-masing, tidak keluar dari garis kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan demikian tumpang tindih kewenangan atau malah saling lempar tanggung jawab antar personil tidak terjadi sama sekali.
Dalam eksekusinya, tahapan pengarahan ini acap kali dijalankan bersamaan dengan fungsi pengawasan. Maka dari itu setiap langkah yang salah atau keliru bisa langsung dikoreksi dan dengan maksud meminimalisir penyimpangan agar tidak semakin melebar yang biasanya berujung pada kegagalan suatu pekerjaan. Dan adalah hal jamak, kalau pengarah yang baik bisa menyesuaikan dengan kondisi para pekerja sehingga motivasi dan potensi dari tim bisa dieksploitasi (dalam pandangan positif) sepenuhnya.
5. Fungsi Innovating
Inovasi atau pembaharuan adalah fungsi manajemen yang menurut Ernest Dale berhubungan langsung dengan penciptaan suatu ide baru atau juga bisa hanya pengembangan dari gagasan lama dengan pendekatan yang baru, sesuai dengan situasi atau sasaran yang baru. Inovasi ini bisa datang dari siapa saja dari dalam tim, mulai dari pimpinan yang penuh pengalaman sampai dengan fresh graduate staff yang masih segar dengan ilmu yang dimiliki dari lembaga pendidikannya.
6. Fungsi Controlling
Pengawasan atau controlling adalah salah satu fungsi manajemen menurut Ernest Dale dimana definisinya ialah cara-cara untuk memastikan kalau rencana yang sudah dibuat, harus sejalan dengan pencapaian yang ada. Dengan demikian, pengawasan bisa menjadi suatu aktivitas untuk memonitor, sekaligus juga memastikan kalau setiap personil sudah menjalankan apa yang telah diperintahkan sesuai dengan arahan.
Tahapan Controlling:
- Bagaimana standar ditetapkan
- Bagaimana setiap aktivitas diukur atau dinilai
- Bagaimana pekerjaan dilaksanakan
- Bagaimana perbaikan mesti dijalankan apabila ada deviasi
Prinsip Controlling:
- Bisa dipahami sepenuhnya oleh seluruh anggota tim.
- Bisa dihitung dengan ringkas
- Bisa sejalan dengan sasaran utama
- Bisa menyediakan reward dan punishment yang adil.
7. Fungsi Representing
Representing artinya adalah bagaimana tim manajemen bisa menyajikan berbagai laporan, baik laporan historis, laporan berjalan sampai laporan mengenai apa-apa saja yang akan disusun dimasa mendatang. Dengan adanya fungsi ini dalam manajemen, maka setiap pihak, baik itu dari dalam ataupun luar organisasi, bisa memahami setiap kejadian atau kebijakan yang ada didalam organisasi tersebut hanya berdasarkan laporan yang disajikan. Keuntungannya adalah jelas, memberikan panduan yang jelas dan terukur saat regenerasi harus terjadi baik secara parsial (hanya pada divis tertentu) ataupun keseluruhan organisasi.